Das JKI empfängt elektronische Rechnungen seit dem 19.09.2025 über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE). Sie erreichen das Portal unter https://xrechnung-bdr.de . 

Über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) können keine E-Rechnungen mehr übermittelt werden.

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten: 

• Leitweg-Identifikationsnummer (die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Zuschlags- bzw. Auftragserteilung mitgeteilt)
• Bestellnummer
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers 

Angaben zu Rechnungsinhalten und Anforderungen zum Rechnungsformat finden sie hier: xrechnung-bdr.de/edi/auth/Help

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).

• Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die OZG-RE zu nutzen, welche unter https://xrechnung-bdr.de aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
• Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der OZG-RE zu entnehmen. https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/Help

Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die OZG-RE können Sie den zuständigen Support kontaktieren: 

Als Rechnungsversender erreichen Sie diesen von Montag bis Freitag (Feiertage ausgenommen) von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr wie folgt:

• Telefonisch unter der Nummer: +49 (0) 30 2598 4436
• Via E-Mail an sendersupport-xrechnung@  bdr.  de

In der Mediathek der zentralen Webseite der E-Rechnung Bund (https://www.e-rechnung-bund.de/dokumente/) finden Sie ausführliche Informationen zum Download rund um die elektronische Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung.

Tutorials zur Nutzung der OZG-RE finden Sie unter: https://www.e-rechnung-bund.de/mediathek/tutorials/ozg-re/

Gesetzliche Grundlage

Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Verbindlichkeit der elektronischen Form (§ 3 E-RechV) 

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben: 

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (ohne USt.) gestellt werden
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben. 

Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung (§ 4 E-RechV)

Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (EN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung entwickelt. Diese Norm legt ein Datenmodell für die Struktur und den Inhalt von elektronischen Rechnungen als Standard fest.

In Deutschland soll grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden, der auf der europäischen CEN-Norm basiert.

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist keine eingescannte Papier- oder PDF-Rechnung, sondern eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet. Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter z. B. im Standard XRechnung (§ 3 E RechV).

XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT Planungsrats betrieben. Ferner koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung des Standards XRechnung unter Einbezug von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. 

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab 2.2 Profil XRechnung als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes entspricht.

Üblicherweise wird die Visualisierung des XML-Datensatzes innerhalb des (ERP-)Systems vorgenommen. Die KoSIT bietet ebenfalls eine entsprechende Entwicklungsressource zur Visualisierung an. Die Komponenten zur Unterstützung der Visualisierung innerhalb eines Systems sind öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar.

Um eine elektronische Rechnung an den Rechnungsempfänger adressieren zu können, muss dieser eindeutig identifizierbar sein. Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung. Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Die Leitweg-ID des Julius Kühn-Instituts wird Ihnen bei der Zuschlags- bzw. Auftragserteilung mitgeteilt. Als Rechnungssteller brauchen sie keine eigene Leitweg-ID.

Grundsätzlich gibt es vier Möglichkeiten, um eine E-Rechnung im Standard XRechnung zu erstellen:

1. Sie nutzen Dienstleister und Rechnungsnetzwerke, d. h., Sie haben die Rechnungserstellung an externe Dienstleister ausgelagert.
2. Sie nutzen das Web-Portal der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE), d. h., Sie erstellen eine Rechnung manuell und senden direkt aus dem Portal.
3. Ihr System bietet die Erstellung und/oder Übermittlung der E-Rechnung im Standard XRechnung (zukünftig) an. D. h., Sie können E-Rechnungen direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware generieren und im Idealfall auch senden. Viele Systeme beinhalten die Umwandlung einer Rechnung in den Standard XRechnung bereits. 

Sie setzen die Erstellung einer E-Rechnung im Standard XRechnung in Ihren Systemen selbst um und entscheiden sich für einen Übertragungskanal. Sollte Ihr System über keine Funktion der Umwandlung in den Standard XRechnung verfügen, können Sie sich verschiedenster Programme anderer Dienstleister bedienen, die sich auf die Umwandlung von Rechnungsdatensätzen in XRechnung spezialisiert haben. Diese fungieren als Zwischenschritt zwischen der Erstellung einer Rechnung in Ihrer eigenen Buchhaltungssoftware und der Einreichung einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung bei der OZG-RE. Alternativ können Sie diese Schnittstelle selbst programmieren (lassen). Unterstützung für die technische Umsetzung des Standards XRechnung in Ihren Systemen können Sie auf den Webseiten der KoSIT erhalten.