Inhalt: Die E-Rechnung im Julius Kühn-Institut, Bundesforschungsinstitut für Kulturpflanzen (JKI)

Das JKI ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. In der Mediathek der zentralen Webseite der E-Rechnung Bund (https://www.e-rechnung-bund.de/dokumente/) finden Sie ausführliche Informationen zum Download rund um die elektronische Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung.

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt.) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem JKI, wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Stelle.

Übermittlung von E-Rechnungen

Das JKI empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter https://xrechnung.bund.de.

Inhalte einer E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

Leitweg-Identifikationsnummer - die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Zuschlags- bzw. Auftragserteilung mitgeteilt
Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Angaben zu Rechnungsinhalten

Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem JKI die folgenden Hinweise:

Tabelle_-_Angaben_zu_Rechnungsinhalten_E-Rechnung.pdf 19.11.2020

Anforderungen an das Rechnungsformat

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungs-eingangsplattform bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

Anforderungen an die Rechnungsübermittlung

Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung.bund.de aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Regist-rierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der ZRE zu entnehmen.

Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie auf der Webseite des BMI https://www.e-rechnung-bund.de/.

Hintergrundinformationen zur E-Rechnung

Gesetzliche Grundlage

Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind

Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.