Das JKI ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit dem entsprechenden Informationsmaterial versehen.
Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt.) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.
Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem JKI, wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Stelle.
Das JKI empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter https://xrechnung.bund.de.
Weiterführende Informationen zur Bedienung der ZRE finden Sie in der Bedienhilfe für die ZRE-Weboberfläche.
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem JKI die folgenden Hinweise:
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): www.xoev.de.
Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:
Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.
Die Hotline ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101 zu erreichen.
Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller, in den Lieferanteninformationen sowie im FAQ Bereich zur E-Rechnung auf der Webseite des BMI https://www.e-rechnung-bund.de/.
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrundeliegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.